Zmiany w okresie przechowywania akt pracowniczych

Data publikacji, 02 Sty 2019, Śro Autor, Kinga Szewczyk Ilość wyświetleń, 950

Archiwum

Od 1 stycznia 2019 r. będzie Ci łatwiej przechowywać akta pracownicze pracowników
i zleceniobiorców.

Zdecydujesz, czy będziesz przechowywać i archiwizować dokumentację pracowniczą w formie papierowej czy elektronicznej. Dokumenty pracowników, których zatrudnisz po 2018 r., będziesz przechowywać tylko przez 10 lat. Będziesz również mieć możliwość, żeby skrócić z 50 do 10 lat okres przechowywania dokumentacji pracowniczej osób, które zatrudniłeś w latach 1999–2018.

Abyś mógł przechowywać przez 10 lat dokumenty pracowników, których zatrudniłeś w latach 1999-2018, złóż do ZUS oświadczenie (ZUS OSW) o zamiarze przekazania raportów informacyjnych. Potem w ciągu roku przekaż do ZUS raport informacyjny (ZUS RIA) za każdego pracownika, którego zatrudniłeś w latach 1999-2018. Jeśli rozwiążesz stosunek pracy z pracownikiem po 2018 r., przekaż do ZUS raport informacyjny wraz z dokumentem wyrejestrowującym z ubezpieczeń.

WAŻNE

Jeżeli złożysz oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych i przynajmniej jeden raport informacyjny, to nie wycofasz już oświadczenia. Będziesz więc składać raporty informacyjne za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych przez Ciebie w latach 1999-2018.

Od stycznia 2019 r. nowe dokumenty przekazywane do ZUS

ZUS RPA – imienny raport miesięczny o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej – nowy dokument

Od stycznia 2019 r. będziesz przekazywać raport ZUS RPA. Będziesz go przekazywać w komplecie rozliczeniowym, jeśli w danym miesiącu wypłacisz przychód należny za inny rok kalendarzowy niż rok, którego dotyczy raport RPA (np. trzynastka wypłacona za poprzedni rok).

W raporcie tym będziesz podawać informacje o składnikach wynagrodzenia niezbędnych
do wyliczenia lub przeliczenia świadczenia. Dodatkowo w raporcie tym musisz podawać okresy wykonywania pracy nauczycielskiej przez Twoich pracowników.

Zmienią się dwa formularze rozliczeniowe

ZUS DRA – deklaracja rozliczeniowa. W dokumencie zostanie usunięty blok VI – rozliczenie części IV
i V (czyli rozliczenie składek na ubezpieczenia społeczne oraz świadczeń podlegających rozliczeniu
w ciężar składak na ubezpieczenia społeczne). Dodany zostanie blok IX – zestawienie należnych składek do zwrotu lub zapłaty.

ZUS ZWUA – wyrejestrowanie z ubezpieczeń. W tym dokumencie zostanie dodany nowy blok V, który dotyczy rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy albo stosunku służbowego.

Systemy kadrowo-płacowe

Jeżeli korzystasz z programu kadrowo-płacowego, musisz go uaktualnić o dane, które będziesz przekazywać do ZUS zgodnie z nowymi przepisami. Jeśli zatem Twój program nie zapisuje wymaganych danych, musisz go zmienić w tym zakresie.

WAŻNE. Nastąpią zmiany w Programie Płatnik (konieczność ponownej instalacji) i ePłatnik oraz na profilu płatnika składek na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS).

Więcej informacji na temat projektu znajdziesz na stronach www.zus.pl lub www.e-akta.gov.pl

ZAPRASZAMY NA BEZPŁATNE SZKOLENIA

Wszelkie kwestie, które dotyczą projektu e-akta i związanych z nim zmian zostaną omówione podczas bezpłatnych szkoleń „E-akta – zmiany w zasadach przechowywania akt. Nowe formularze ubezpieczeniowe”, które organizuje Oddział ZUS w Jaśle.

Szkolenia odbędą się w każdy piątek o godz. 9.00 począwszy od 11 stycznia 2019 r.w Oddziale
i inspektoratach. Obowiązują na nie wcześniejsze zapisy: